Enfin des meetings productifs!
Bonjour ,
TPS 48hrs (Technique de Productivité de la Semaine, TPS)
Enfin, des meetings productifs!
Je suis convaincu que si l’on faisait un sondage pour demander aux gens de mesurer la qualité des meetings auxquels ils assistent, la réponse serait entre 3 et 4 sur 10. Je base cette opinion sur les nombreuses conversations que j’ai eu avec plusieurs personnes sur le sujet. Et dans les problèmes souvent relevés nous notons: le début des meetings ne sont pas à l’heure (on attend les retardataires); les objectifs ne sont pas précis et les rencontres sont beaucoup trop longues; trop de sujets sont abordés; aucun plan d’action compréhensible n’est établi; le signal qui identifie la fin du meeting est souvent le temps et non la réalisation d’un objectif précis; finalement, quelques personnes non engagées consultent leurs courriels, leurs textos ou encore, s’engagent dans une conversation à l’autre bout de la table pendant que trois autres personnes sont engagées dans une autre conversation. La multiplication des rencontres inutiles est le lot de plusieurs dans une société où l’on mesure souvent son rôle de leader par le nombre de meeting qu’on cédule. Malheureusement, la réalité est qu’aujourd’hui, le mot meeting a davantage une connotation négative associée à une perte de temps, d’interruption, de séance d’abrutissement et d’énergie gaspillée. Bref, la perception qu’on a d’un meeting aujourd’hui est souvent l’opposé de sa raison d’être.
Toutefois, il se produit parfois ces moments lumineux où un meeting devient ultra productif et où vous avez la sensation d’avoir réglé un véritable problème, d’avoir franchi un obstacle auparavant insurmontable ou encore, d’avoir découvert une solution innovatrice par le seul pouvoir de l’action d’un groupe engagé. Il y aucun doute que lorsqu’un meeting est productif, on peut en retirer beaucoup de bénéfices. Par exemple, cela peut permettre de faire progresser plus rapidement des dossiers qui semblaient s’enliser par l’isolement des intervenants en leur procurant un forum réel pour échanger sur le sujet. La fin de leur isolation produit souvent un produit final dont le tout est plus grand et plus complet que la somme des composantes individuelles initiales.
Voici un guide en 5 points qui vous permettra de créer une culture de performance lors de vos rencontres d’équipe. Elles seront motivantes, inspirantes et surtout, elles vous permettront d’améliorer la qualité de la contribution de chacun de vos collaborateurs avec comme résultante le rehaussement de le productivité globale de votre équipe.
1. POURQUOI ?
a. C’est la question fondamentale qui permet de savoir si un meeting est nécessaire. Il existe deux grandes catégories de meeting : ceux qui ont comme objectif d’informer et ceux qui ont comme objectif de trouver des solutions à un problème spécifique. La plupart des rencontres pour informer sont inutiles. Si la raison de votre meeting est d’informer les gens, il existe des méthodes beaucoup plus efficaces comme le courriel par exemple ou les outils de collaboration (Evernote, Slack, etc.) pour parvenir à vos fins. En effet, pourquoi effectuer un meeting pour lire un texte que vous avez pris le temps (comble du malheur) de mettre sur PowerPoint? C’est une perte de temps pour toute votre équipe et de plus, lorsque vous utilisez cette approche, vous vous éloignez de votre véritable rôle de leader qui est celui de générer de la valeur autour de vous pour votre entreprise.
Alors, pourquoi tenir un meeting ? La réponse à cette question mérite une sérieuse réflexion et doit être clairement indiquée dans la convocation à la rencontre comme objectif. Et ne tenez pas pour acquis que tous les gens présents sont au courant de l’objectif du meeting. Vous devez en débutant la rencontre clarifier votre objectif. À titre d’exemple, vous avez des problèmes de coordination sur un projet particulier et vous soupçonnez qu’un conflit existe entre le département de marketing et celui de R&D. L’échéancier arrive à grands pas et vous en êtes le maitre d’œuvre. Vous décidez de faire un meeting pour discuter ouvertement des obstacles. Votre objectif pour ce meeting devrait être le suivant: Discuter des conflits internes ralentissant la progression du projet. Laissez-moi vous dire qu’un sujet comme celui-ci n’a pas besoin de grandes présentations. Peu importe la raison de votre meeting, son objectif doit être clair, concis (une seule phrase et quelques mots), et sans aucune interprétation possible. La clarté génère la productivité. Si vous voulez être un vrai leader, vous devez avoir le courage de discuter des enjeux sans ambiguité et trouver la façon de mobiliser vos troupes vers l’atteinte d’un objectif précis. Enlevez parfois vos gants blancs et ne tournez pas trop autour du pot. Soyez direct, mais toujours dans le respect.
2. QUAND?
a. Si votre meeting a comme objectif de trouver une solution à un problème spécifique, faites-le en avant-midi lorsque les ressources intellectuelles de vos collaborateurs sont au maximum. J’aime beaucoup la fin de l’avant-midi, car cela m’oblige à demeurer rigoureux sur le temps à consacrer à la rencontre, car l’heure du lunch arrive rapidement. Également, évitez les heures fixes et les intervalles de 30 minutes (style 1100am ou 1130am). Choisissez 11h15 am, ou encore mieux 11h20am. Le seul fait de sortir des heures régulières lance un signal psychologique que tous doivent être à l’heure et que la rencontre est importante. Pour plusieurs, un meeting à 11h00 am veut trop souvent dire qu’ils peuvent arriver vers 11h05 am.
3. QUI ?
a. Vous devez inviter seulement les collaborateurs qui sont strictement nécessaires à l’avancement du projet. Soyez clairs que s’ils sont invités, vous exigez leur participation. Également, apportez une boite dans laquelle les cellulaires seront déposés en mode avion en entrant dans la salle de meeting en spécifiant qu’ils seront récupérables à la fin de la rencontre ou pendant la pause. Soyez efficace, performant et exigeant. Le temps de votre équipe est aussi important que le vôtre. Leur convocation doit avoir comme but de les faire participer sur un sujet précis, une mission précise, pendant une durée de temps précise.
4. DURÉE ?
a. Devenez un maniaque et un passionné de réunion courte au sujet ciblé. Offrez et encouragez vos troupes à tenir des meetings où l’objectif est d’être concis et efficace. En contre partie, cela veut aussi dire que lorsque vous les inviterez à des rencontres vous devrez être préparés adéquatement. Quel est l’objectif ? Votre meeting débute à 11h35am et va durer 25 minutes (aucune possibilité de le faire plus long). Il est impératif, dans ces circonstances, de clarifier votre objectif, votre mission ainsi que la durée de la rencontre. Mon expérience m’enseigne que la plupart des meetings de plus de 90 minutes peuvent être faites en 30 minutes. Ceux de 30 minutes qui ont pour but d’informer sont presque toujours inutiles. Les meetings abruptissant de 3 heures sont inutiles. Transformez votre façon de penser votre rôle et vous percevrez différemment la longueur prévue de vos meetings. Vous n’associerez plus la longueur de vos meeting à une valeur ajoutée, bien au contraire. Reprenez le contrôle sur votre performance et celle de vos collaborateurs en passant beaucoup plus de temps à préparer vos réunions et beaucoup moins de temps à les animer. En fait, quand vous regardez les athlètes de haut niveau, ils se consacrent pour la plupart à une longue préparation pour un très court moment de performance. Vos meetings devraient être inspirées par cette approche : des courts moments de performance très bien préparés. Pourquoi ne pas devenir à votre tour un athlète corporatif ?
5. SUIVI ?
a. Assurez-vous de garder 15 minutes à la fin du meeting pour revoir votre plan d’action, soit seul ou encore avec la personne en charge du plan d’action. Exiger de le transmettre à vos troupes le plus rapidement possible, sinon quelques minutes après la rencontre. Ne remettez pas cette tâche à plus tard. Soyez discipliné, intransigeant et faites votre plan d’action immédiatement.
Enfin, pour motiver vos troupes et les aider à atteindre la haute performance, apportez un haut-parleur bluetooth (style Bigjambox) et assurez-vous d’y jouer de la musique entrainante 5-10 minutes avant le début de la rencontre pendant que les gens arrivent dans la salle et déposent leur cellulaire dans la boite prévue à cet effet. La musique est une force naturelle qui élève le niveau d’énergie. Lorsque le meeting débute, prenez soin de mettre une minuterie dotée d’un décompte visuel pour que tout le monde soit conscient du temps qui s’écoule. Le seul fait de voir le temps restant permet au cerveau de diriger son énergie efficacement sur la mission à accomplir (rappelez-vous tous ces films où le héros finit par désamorcer la bombe à la toute fin de la minuterie). Finalement, n’oubliez pas de remettre la musique à la fin du décompte pour que tout le monde reparte avec l’énergie nécessaire à une journée ultra productive!!
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La lecture de 48hrs
Cette semaine j’ai dévoré le livre du Général Rick Hillier : 50 leçons de leadership et de franc parlé. Un des grands généraux de nos Forces armées canadiennes.
La Citation de la Semaine
Il n’y a pas de bon vent pour celui qui ne sait où il va – Sénèque
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Les grands lecteurs ne sont pas tous des grands leaders, mais les grands leaders sont tous des grands lecteurs!
Chaleureusement,
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